Heb je ooit geworsteld met het maken van roosters, de urenregistratie en het plannen van personeel in de hectische wereld van een huisartsenpraktijk? Je bent niet de enige. Het inroosteren, plannen en het registreren van vakantie-verlof uren kan een tijdrovende en uitdagende taak zijn, waardoor er vaak weinig tijd overblijft voor waar het echt om draait: het verlenen van zorg.
Vandaag hebben we een inspirerend interview met Joke Hofman, accountmanager bij Intershift, het bedrijf achter InterShift PRAKTIJK – dé plan- en roostersoftware speciaal ontwikkeld voor huisartsenpraktijken.
Joke zal met ons delen hoe InterShift PRAKTIJK een einde maakt aan de pijn van het inroosteren en planning, en hoe het huisartsenpraktijken helpt om efficiënter te werken. Ze deelt waardevolle inzichten en praktische tips die je kunnen helpen om de planning in jouw huisartsenpraktijk te verbeteren in deze lastige tijd.
Interview
Dag Joke, geweldig dat je zo enthousiast bent en dat jij jouw kennis wil delen over het maken van roosters en de complexe taak vooral gezien de variabele werktijden en verschillende beschikbaarheden van het personeel. Kun je ons in het kort uitleggen wat InterShift PRAKTIJK precies is en hoe het huisartsenpraktijken kan helpen?
Joke: ‘InterShift PRAKTIJK biedt een geïntegreerde en gebruiksvriendelijke oplossing waarmee huisartsenpraktijken hun roosters efficiënt kunnen beheren. Het systeem is specifiek ontworpen om rekening te houden met de complexiteit van de zorgsector, en biedt functies zoals een overzichtelijke planningstool, aanpassing aan persoonlijke wensen, naleving van CAO-regels en foutpreventie.’
Hoe helpt InterShift PRAKTIJK bij het besparen van tijd en het behouden van overzicht? Kun je wat meer vertellen over de specifieke functies die hierbij van pas komen?
Met InterShift PRAKTIJK kunnen huisartsenpraktijken aanzienlijk besparen op de tijd die wordt besteed aan het maken van roosters en urenregistratie. Het systeem automatiseert en stroomlijnt het planningsproces, waardoor doktersassistenten minder tijd hoeven te besteden aan handmatige taken en zich kunnen concentreren op de zorgverlening. Bovendien biedt het systeem functies zoals aanvragen verlof en vakantie, declaratie kilometervergoeding, meer of minder gewerkte uren, managementrapportages en salarisadministratie, waardoor de administratieve lasten worden verminderd. En dit allemaal via de desktop en de app op de mobiele telefoon.
Gerarda de Vries, praktijkmanager van Jouster Huisartsen, noemt InterShift als een laagdrempelige manier om goed inzicht te krijgen in de stand van zaken, contracturen, saldo vakantie en verlof uren conform de cao. Ze wil nooit terug naar Excel om te plannen. Bovenal ontzorgt InterShift Praktijk onze planners zodat zij hun tijd kunnen besteden aan daar waar het om gaat: Zorg!
Kun je ons iets vertellen over jullie relatie met klanten en hoe jullie ervoor zorgen dat ze altijd kunnen rekenen op jullie?
InterShift PRAKTIJK biedt uitstekende ondersteuning aan huisartsenpraktijken. Klanten kunnen altijd contact opnemen voor directe hulp en begeleiding. Het supportteam van InterShift staat klaar om eventuele vragen of problemen op te lossen, zodat huisartsenpraktijken nooit alleen voor staan bij het gebruik van het systeem.
Hoe zorgt InterShift PRAKTIJK ervoor dat huisartsenpraktijken een beter overzicht hebben en kunnen bijsturen indien nodig? Welke functies voor het management zijn er?
InterShift PRAKTIJK biedt managers direct toegang tot de juiste managementinformatie. Met de geïntegreerde rapportages kunnen zij de bezetting, gerealiseerde uren en andere relevante gegevens in real-time inzien. Hierdoor kunnen managers snel bijsturen wanneer dat nodig is en proactieve beslissingen nemen om de efficiëntie te verhogen.
Tips
Welke tips zou jij de roostermakers of planner willen geven in de huisartsenpraktijk?
Als accountmanager bij Intershift zou ik de volgende tips willen geven aan roostermakers of planners in de huisartsenpraktijk:
Maak gebruik van geautomatiseerde planning tools: Investeer in een betrouwbare en gebruiksvriendelijke planningssoftware, zoals InterShift PRAKTIJK. Deze tools kunnen het planningsproces aanzienlijk vereenvoudigen en fouten helpen voorkomen.
Houd rekening met de behoeften en voorkeuren van het personeel: Betrek het personeel bij het planningsproces en houd rekening met hun beschikbaarheid, voorkeursdagen en wensen. Dit vergroot de tevredenheid en betrokkenheid van het personeel, wat essentieel is voor een soepel verlopende planning. Medewerkers kunnen via de App van InterShift hun wensen doorgeven wat betreft uren, verlof en vakantie.
Anticipeer op veranderende vraag naar zorg: Zorg ervoor dat je flexibel bent in je planning en kunt inspelen op veranderende behoeften in de huisartsenpraktijk. Laat een administratief medewerker bijvoorbeeld de planning overnemen via InterShift, de facturatie en declaratie via het HIS onderhouden. Houd rekening met piekmomenten, vakantieperiodes en eventuele onverwachte afwezigheid van personeel.
Maak gebruik van rapportages en analyse: Gebruik de beschikbare rapportages en analyse tools om inzicht te krijgen in de bezetting, gerealiseerde uren en andere relevante gegevens. Deze informatie kan helpen bij het identificeren van optimalisatiemogelijkheden en het nemen van datagestuurde beslissingen.
Plan vooruit: Probeer roosters ruim van tevoren te maken, bij voorkeur met een langetermijnplanning. Dit helpt bij het voorkomen van last-minute wijzigingen en zorgt voor meer stabiliteit in de planning.
Blijf communiceren: Zorg voor open communicatie met het team. Houd ze op de hoogte van wijzigingen in de planning en biedt ruimte voor feedback en suggesties. Een goede communicatie zorgt voor een betere samenwerking en tevredenheid in het team.
Leer en optimaliseer: Evalueer regelmatig het planningsproces en identificeer mogelijkheden voor verbetering. Leer van eerdere ervaringen en pas de planning aan op basis van feedback en nieuwe inzichten.
Door deze tips in praktijk te brengen, kunnen roostermakers en planners in de huisartsenpraktijk de efficiëntie verhogen, fouten verminderen en een betere werkomgeving creëren voor het team.
Graag wil ik Joke bedanken voor de tips. Wisten jullie dat er ook een demo beschikbaar is waarmee je de InterSchift plansoftware kunt bekijken? Via een e-mail naar sales@intershift.nl kun je deze aanvragen.
Hartelijk dank voor het lezen van dit interview. Naast dit interview mocht ik een prachtige winactie organiseren. Wil je daaraan meedoen? Dat kan via deze pagina. Recent is InterShift onderdeel geworden van Agilio Software group een toonaangevend bedrijf dat nog veel meer oplossingen biedt voor het managen van huisartsenpraktijken. Denk hierbij aan software die kan helpen te voldoen aan wet- en regelgeving, kwaliteitswaarborg, het personeelsmanagement en E-learning modules. Volop ontwikkeling dus.
Vond je deze tips of dit interview waardevol?
Laat dan een reactie achter via de socials. Ik vind het erg leuk om te lezen of te horen of ik iets voor jullie kan betekenen.
Af en toe wil ik via mijn blog op ellensocial.nl voor de bekostiging en het onderhoud een betaalde samenwerking aan gaan. Ik plaats een advertentie of betaalde inhoud op mijn website of social media. Wil je samenwerken? Hier kan je zien met wie ik eerder samen heb gewerkt. Volg op de socials voor meer info over jouw vak.